为加强人事档案管理工作，搞好人事档案建设，更好地为干部人事工作、人事决策工作服务，根据中组部颁发的《干部档案工作条例》及《干部人事档案材料收集归档规定》，结合学院实际，特制定本办法。

一、档案管理范围

（一）按干部管理权限，由学院管理的在职职工、退（离）休职工的档案，统一由人事档案室保管。

（二）死亡职工的档案，自死亡之日起，由人事档案室保管五年后，移交综合档案部门保存。

（三）职工辞职、自动离职、被辞退（解除合同）以及被开除后，不论是否再就业，其档案应在办理离院手续时随即转出。

（四）职工出国不归、不保留公职的，其档案暂由学院保管，必要时令其转出档案。

（五）职工被判刑或劳动教养后，在受刑事处分期间，其档案暂由学院保管。刑满释放或解除劳教后，重新安置工作的，其档案转入新的主管单位保管。

二、归档要求

（一）人事档案材料必须统一使用B5规格的办公用纸，材料左边应留出2-2.5厘米装订边。文字须用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得用圆珠笔、铅笔、红色笔书写。个人用计算机打印的材料须有本人签字。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

（二）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的时间。

（三）归档材料必须手续完备。凡规定应由组织人事处盖章的，须有组织人事处盖章。

（四）形成人事档案材料的部门，要在形成正式材料后的一个月内，按要求将档案材料及时送交人事档案室归档，不得积压和滞留归档材料。

（五）人事档案室对移交的归档材料进行严格审查，发现送交的归档材料不符合归档要求时，及时通知材料形成部门补送材料或补办手续，材料形成部门须按规定认真办理。

三、归档转递

（一）根据学院人事档案管理体制的特点，对人事档案的转递，人事档案室履行与组织人事处之间的内部转递环节。人事档案室要做到及时、准确、安全、全面。

（二）人事档案凭组织人事处提档通知转出档案。对转出的档案经双方共同查验无误，由组织人事处登记签字后，方可转出档案。

（三）转出档案，齐全完整，不得截留任何材料或将材料分批转出。

（四）人事档案凭组织人事处送档通知接收转入的档案。对转入的档案，双方当面核对材料份数及有无损毁情况，确认无误后，方可签字接收。如发现转入档案不齐全不完整或不清楚的，人事档案暂不接收，待人事档案补齐或弄清楚后，再办理转交档案手续。

四、本办法未尽事宜，按学院有关文件、规定办理。